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【 人財育成 】報告書の作り方はここから教えよう!

実は違っていた「報告書の作り方を教える順番」

「報告書の作り方を教えるためには、まずは何から教えたらいいですか?」

と尋ねられたら、まずはこのように答えます。

「何のために報告書を作るのか、まずはそこから教えます」

では、「何のために報告書を作るのですか?」と尋ねられたら、このように答えます。

「それは、あなたの会社の経営理念を実現するためですよね」

そう、実は報告書の作り方を教えるときに一番大切なのは、「すべての仕事は経営理念の実現」に繋がっていなければいけないということです。

間違っていた報告書の作り方

 

全ての報告書は「経営理念の実現」のために作るもの

例えば、もしもあなたの会社やお店の経営理念が、「お客様に喜ばれる商品とサービスの提供」だったとしましょう。

だとすると、あなたの会社の全ての仕事は、「お客様に喜ばれる商品とサービスの提供」に結びついていなければいけませんよね。

そして、報告書を作るときも全く同じです。

その報告書を作ることで、「お客様に喜ばれる商品やサービスにどれだけつながるのか?」ということをまずは考えなければいけません。

逆に、もしもその報告書を作ることで、お客様に喜ばれる商品やサービスとは違うものが出来上がったら、そんな報告書は作らない方がいいですよね。

なぜなら、会社にとって一番大切な「経営理念」に反する仕事をしようとしている時点で、その仕事は会社にとっては間違った仕事になるわけです。

でも、実際に報告書の作り方を教えるとき、レイアウトや書式、報告書に盛り込む項目や(WordやExcel、PowerPointなどの)ソフトの使い方といった、「How to」の部分から教えることが圧倒的に多いのではないでしょうか?

そうすると、場合によっては昨日一昨日のブログでお話ししたような、間違った報告書の作り方をしてしまいます。

 

「どの様に(How to)」よりも「何のために(for What ?)」

どんな仕事をする上でも、「どの様に(How to)」やるのか以上に、「何のために(for What ?)」その仕事をするのかが重要です。

同じように、どんな報告書を作る場合でも、この「何のために報告書を作るのか?」という本来の目的が間違っていたりブレていたりしたら、どんなに見栄えが良く内容の充実した報告書でも、場合によっては間違った方向に進んでしまいますよね。

もしも報告書を作るときに、「株主からの出資を増やすための報告書を作りなさい」という目的を伝え、そのために自社の業績を良く見せようという考えが強くなりすぎると、いわゆる虚実の報告書を作ってしまうことだってあるかもしれません。

だからこそ、何のために報告書を作るのかというその目的を伝えるときには、常に経営理念に照らし合わせて、経営理念に沿った目的になっているかどうかを確認することが一番重要なんですね。

「報告書の作り方を教えるためには、まずは何から教えたらいいですか?」

と聞かれた時には、すかさずこう答えたいですね。

「もちろん、報告書を作る一番の目的は、経営理念を実現することだよ!」

まずはこの部分をお互いに確認し、その後からしっかりと具体的な作り方などのHow toを教えてあげる。

ぜひ、この順番を間違えず、大切なことからしっかり伝えて行きたいですね。

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報告書を作るうえで、人によって得意不得意がハッキリと分かれます。

「どんな人が報告書を作るのが得意なのか?」
「報告書を作るのが苦手な人の場合、どうしたらよいのか?」

「四つの気質」を知ることで、的確に良い報告書を作れるようになっていきます。

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