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【 人財育成 】報告に〇〇を入れると仕事が進む

例えば、次の報告を受けたとき、あなたはどの報告が一番状況を理解できますか?

①今日はいつもより売れました。
②今日はいつもの1.5倍売れました。
③今日の売上は、通常の売上の1.5倍の9万円でした。

 

【 人財育成 】報連相

 

①よりも②、②よりも③の方が、より「具体的」な状況と「数字」が報告分かるので、より状況が理解できますよね。

このようにお話をすると、誰もが「それはそうですよね」と答えます。

でも、実際の報告ではこのような具体的な状況や数字が抜けてしまっている場合が決して少なくありません。(というよりも、抜けてしまっている方が圧倒的に多いですよね(苦笑))

例えば、かつてこんな報告を目にしました。(内容については若干変更しますが、ニュアンスは伝わるかと思います)

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本日からサイドメニューを販売しましたが、思ったよりは売り上げ額には寄与しませんでした。

本日は新商品の試飲とアンケートをお客様にお願いしたのですが、購入いしてただいたお客様でも中々ご協力をいただくことができず、アンケートのお願いの難しさを実感しました。

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もしもあなたがこの報告を受けた場合、あなたが何かアドバイスをするとしたらどのようなアドバイスをしますか?

正直、報告内容が曖昧なため、どのようにアドバイスをしていいのかが絞れませんよね。

具体的には、5W2H(When、What、Where、Why、Who、How、How much)の抜け漏れが多いということですね。

 

「本日からサイドメニューを販売しました」
⇒サイドメニューの内容(What)が分かりません
⇒サイドメニューの金額(How much)が分かりません

「思ったよりは売り上げ額には寄与しませんでした」
⇒何(What)がいくつ(How much)売れたのかが分かりません
⇒サイドメニューの売上額(How much)が分かりません

「本日は新商品の試飲とアンケートをお客様にお願いしたのですが」
⇒何人(How much)のお客様にお願いしたのかが分かりません
⇒どの様に(How)お願いをしたのかが分かりません
⇒何時から何時まで(When)お願いをしたのかが分かりません

「購入いしてただいたお客様でも中々ご協力をいただくことができず」
⇒協力を頂けなかったのが、「試飲」なのか「アンケート」なのか(What)が分かりません
⇒お願いした人数、試飲された人数、アンケートに答えて頂いたそれぞれの人(Who)の人数(How much)が分かりません

「アンケートのお願いの難しさを実感しました」
⇒お客様にお渡ししたアンケートの内容(How)が分かりません

 

そう、実は報告の内容が曖昧になればなるほど、報告を受けた人はその状況を把握することが出来ません。

状況を把握できなければ、アドバイスをしようにもなかなか要点が絞れませんよね。

でも、もしも上記の報告に「⇒」の部分が明確に入っていれば、報告を受けた人もより的確なアドバイスが出来るようになります。

つまり、より的確なアドバイスを受けることが出来れば、その人自身の改善もより早く進んでいきますよね。

報告をする側としては、より具体的な内容を報告に含める。

具体的には5W2H(When、What、Where、Why、Who、How、How much)を報告の中に入れるということですね。

逆に報告を受ける側はより具体的な内容を知るために、5W2Hを含めた報告を出来るようになるよう指導をしていくことで、より仕事が早く進んでいきますよね。

「どうやったらもっと早く仕事が進むか?」というときには、まずは報告の内容の具体性がどのくらいの状態かを見てみてください。

たったそれだけで、仕事はもっと早く進むようになりますよ!

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