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【 人財育成 】報告書は誰のために作るものか?①

仕事を進めていくうえで欠かすことのできない「報告書(もしくは報告)」

この報告書って、いったい誰の為につくるものでしょうか?

試しに、あなたの部下や報告書を作る立場にある人に、「報告書って誰のために作っているか」を尋ねてみると、どんな答えが返ってくるでしょうか?

「報告をする相手のためじゃないですか?」
「いや、自分のためでしょう?」
「そもそも誰のため何て考えたことないです」

など、様々な答えが返ってくるでしょう。

そこでもう一つ、この質問をしてみてください。

「じゃあ、報告書って本来誰のために作るもの?」

実は、報告書には本来、誰のために作るのかというものがあります。

ところが、実際の仕事の中では、「誰のために報告書をつくるのか?」という観点を持たずに報告書を作ってしまうことで、報告書の本来の目的を誤って認識してしまっているケースの方が圧倒的に多いことに気付きます。

 

【 人財育成 】報告書は誰のために作るもの?

 

報告書を作る理由として一番多いのは、「仕事の中で必要だから」という理由です。(意外かもしれませんがこの理由が一番多いのです)

そして、「誰のために作るのか?」という観点が無いまま報告書を作ると、「報告書を作る」こと自体が目的になってしまうことも少なくありません。

するとどうなるでしょうか?

もしもその人が報告書の目的や重要性を理解していない場合、分かりやすさや的確さ、正確さといったものを考えず、報告書としては全く役に立たない報告書を作ってしまうかもしれません。

しかし、問題はそこではありません。

読み手側として読みづらく、却って仕事が遅くなってしまうような報告書が提出されれば、当然報告書を受け取った側(上司等の依頼人)は、再度報告書を作り直してもらうように指示や依頼をします。

その時、「報告書を作る」こと自体が目的になっている人の場合、「せっかく作ったのに、どうして作り直さなければいけないのか?」という疑問や不満が生まれてきます。

もちろん仕事の上での依頼ですから、再度報告書を作りなおすことにはなるでしょう。

でも、報告書の再提出の目的も「報告書を作りなおして出すこと」のままですから、再び報告書が提出されてもあまり大きく改善されることは期待できません。

受け取った上司とすれば、期待していた報告書が出されませんから、再び報告書の作りなおしを指示することでしょう。

しかし、それでは仕事が遅れてしまうため、もしくは再提出をしてもらっても十分な報告書が出来てこないと判断し、再提出をしないでそのままにするかもしれません。

また、改善されない状況に業を煮やして怒りや不満をぶつけるという可能性もあります。

 

逆に、報告書を再提出した人からすれば、再々提出を指示されれば、「どうしてまた作りなおさなければいけないんだ、時間ばかりかかるじゃないか」と、さらに不満が増え、場合によっては反論をしてくるかもしません。

上司が諦めて妥協をした場合には、「今回の報告書で良かったんだ」と、それ以上報告書に対する工夫や学びをしようという気持ちにはつながりません。

怒られたら怒られたら、「一生懸命作ったのになぜ怒られなければいけないんだ」、「だったら自分で作ればいいじゃないか」と、更なる不満を覚えることでしょう。

どちらにしても、良い結果にはつながりません。

 

そう、繰り返し指導をしてもなかなか報告書の質が上がらないというこれらの問題は、「誰(何の)ために報告書を作るのか?」という一番大切な部分が共有されていないために起きている。その可能性があることに気付く必要があります。

逆に言えば、「報告書は誰のために作るのか?何のために作るのか?」が正しく共有されることで、報告書を作るためのそもそもの動機や目的も変わってきます。

報告書を作る目的が変われば、報告書を作るための意識も変わります。

そして、報告書を作るための意識が変わることで、報告書を作るための下準備や取り組み方が変わり、その結果仕事の流れもスムーズになり、結果的に多くの人にとって有益な結果へと繋がっていきます。

「報告書って誰のために作っている?」

まずはこの質問をしてみてください。

そこから発見できること、気づくことは本当に宝物になりますよ!

 

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